De nos jours, de plus en plus d’entreprises choisissent de dématérialiser leurs documents pour une sécurité accrue et surtout pour éviter les dépenses élevées en matière de papiers ou encore d’encre. Mais la transition dans la dématérialisation de document nécessite de suivre quelques étapes importantes. Cela dit, pour réussir dans cette lancée, votre entreprise doit identifier le périmètre du projet de tous les documents concernés, procéder à la numérisation des documents papier et surtout gérer ces derniers dans un système d’information électronique et sécurisé.
Les lignes qui suivent vous permettent de prendre connaissance des étapes à suivre pour pouvoir émettre les documents numériques en toute sécurité.
Déterminer les types de documents à dématérialiser
Avant de vous lancer dans le processus de dématérialisation de vos documents, il est important de délimiter votre projet. De ce fait, vous devez déterminer au préalable les types de documents que vous souhaitez émettre de manière numérique. Il existe des outils en ligne qui peuvent vous aider à émettre les documents qui doivent être stockés ou envoyés à vos collaborateurs. Pour cela, vous pouvez vous tourner vers Chambersign.
Pour déterminer les types de documents à dématérialiser, vous devez vous poser des questions spécifiques comme les services qui doivent être concernés, la nature des documents en question ou encore les droits sur les documents.
Vous devez alors procéder à un travail de référencement. Pour cela, vous devez inclure vos collaborateurs dans votre projet de dématérialisation. Cela dit, toutes les tâches qui entrent dans chaque métier sont impactées. Vous devez alors inclure la dématérialisation dans le processus pour aider vos collaborateurs à se familiariser avec les outils que vous devez utiliser.
Les fournisseurs de solution qui proposent des logiciels spécialisés dans l’émission de documents numériques sont nombreux et accompagnent les entreprises dans la détermination de leur projet de dématérialisation.
La transformation de documents papier en format numérique
Après la délimitation de votre projet et déterminer les types de document à dématérialiser, vous devez procéder à la transformation des documents concernés qui sont sur papier en format numérique. Pour cela, il existe des ressources qui existent en ligne et qui vous permettent de créer une réplique électronique de vos documents. Les outils qui se spécialisent dans ce genre de service se présentent sous la forme de logiciels. Ce dernier peut se charger de redimensionner votre document et surtout de le nettoyer. Les outils qui sont performants peuvent distinguer de manière automatique les types de documents pour un archivage plus facile.
L’étape finale est d’utiliser une GED ou Gestion Electronique des Documents. Ce genre de système aide à dématérialiser les processus de l’entreprise. Tous les documents sont alors transférés sous le format numérique. Sachez qu’il existe des règles qui sont liées à la durée de conservation de vos documents ainsi que leur organisation et leur traitement.
Les informations sont centralisées dans une base unique. La production de documents sur papier est réduite considérablement et peut même être supprimée totalement. Ce qui peut représenter un gain de temps et surtout d’argent considérable pour votre entreprise.